LINEに送る
人事評価は、社員が自身の成長やキャリアを考える大切な場であり、その中でも「フィードバック面談」は非常に重要な役割を担っています。適切なフィードバックは、社員のモチベーションを高め、組織全体のパフォーマンス向上にも繋がります。しかし、ただの評価ではなく、効果的にフィードバックを伝えるためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。フィードバック面談の目的やコツ、気を付けるべき注意点について解説します。
目次
１．フィードバック面談の目的
業務や成果についての客観的な意見を伝える
フィードバック面談の主な目的の一つは、社員の業務や成果について、上司が客観的に評価し、意見を伝えることです。ここで大切なのは、評価が感情や偏見に基づくものではなく、実績や行動に基づいていることです。例えば、プロジェクトの進行状況や売上の実績などをもとに、具体的な事例を挙げながらフィードバックを行うと、社員も納得しやすくなります。
社員が強みや改善点を理解するチャンスを与える
フィードバック面談は、社員が自身の強みや改善点を理解するための貴重な機会でもあります。自分では気づかない長所や改善点を他者から聞くことによって、自己理解が深まり、成長の方向性を見定めることができます。良い点を強化し、改善点に取り組むことで、より成果を上げられるようになるのです。
社員に自身の能力の活かし方を見直すチャンスを与える
時には、自分の得意分野を最大限に活かす方法を見失ってしまうこともあります。フィードバック面談を通じて、上司から「あなたはこの分野に強みがある」といった指摘を受けることで、新たな視点で自分の能力を活かす方法を再発見できます。
２．フィードバック面談の効果
自己成長のヒントになる
フィードバック面談を受けることで、社員は自己成長のためのヒントを得られます。ポジティブなフィードバックだけでなく、改善点も聞けるため、自分がどのように成長すればよいか具体的な方針を考えることができます。
やりがいやモチベーションが高まる
フィードバックがきちんと伝えられれば、社員は自分の仕事が評価されていることを実感し、やりがいを感じることができます。それによってモチベーションも高まり、次の仕事に対する意欲が増すのです。
上司と部下の信頼関係が作られる
定期的なフィードバック面談を行うことで、上司と部下の信頼関係が強化されます。部下が自分の成長に真剣に向き合い、上司がその過程をサポートしていると感じれば、信頼は深まり、より良い関係を築けます。
３．フィードバック面談の進め方
フィードバック面談は、事前にしっかりと準備をし、スムーズに進めることが大切です。どう進めれば効果的なのか、進め方の流れを解説します。
①事前準備
評価面談を成功させるには、事前準備が欠かせません。部下の業績や課題を事前に整理し、具体的なエピソードや数値を用意しておくことで、説得力のあるフィードバックが可能になります。
②アイスブレイク
面談の冒頭では、緊張をほぐすためにアイスブレイクを行いましょう。仕事に関する軽い話題や共通の趣味の話などを交えることで、リラックスした雰囲気を作ることができます。
③部下の自己評価を聞く
部下に自己評価を求めることで、自分自身の強みや課題をどのように認識しているのかを確認します。このプロセスは、相互理解を深めるうえで非常に重要です。
④上司（組織）からの評価を伝える
具体的な事例や成果を挙げながら、上司や組織としての評価を伝えます。ポジティブなフィードバックと課題点をバランスよく話すことで、部下のモチベーションを維持します。
⑤来期に向けた課題や目標を決める
最後に、来期に向けた課題や解決策、目標を部下と一緒に設定します。達成可能な行動計画を具体化し、部下の納得感を高めることが大切です。
４．フィードバック面談における注意点
フィードバック面談を行う際には、いくつかの注意点があります。せっかくの面談が無駄にならないよう、意識しておくべきポイントを見ていきましょう。
一方的なコミュニケーションにしない
フィードバック面談で最も避けるべきなのは、一方的なコミュニケーションです。上司がただ評価を伝えるだけではなく、部下にも意見を聞き、対話の場を作ることが重要です。部下の意見や考えを尊重することで、双方が納得できる結論を導くことができます。
具体的な事例を挙げて説明する
フィードバックは抽象的であると伝わりにくいです。具体的な事例を挙げて、どのような行動が良かったのか、あるいは改善が必要なのかを説明することが効果的です。「昨日の会議での発言がとても役立った」など、具体性を持たせることで、部下は自分の行動を理解しやすくなります。
感情的にならないようにする
フィードバック面談では感情的にならないようにしましょう。特に改善点を指摘する際は、冷静かつ建設的に伝えることが大切です。感情的になると、部下が防衛的になり、フィードバックが受け入れられなくなってしまう可能性があります。
５．フィードバック面談の実践事例
成功事例から学ぶフィードバック手法
ある企業では、フィードバック面談を行う際、ポジティブな点を最初に伝えることで、部下の気持ちを和らげ、改善点を指摘する流れにしました。この方法により、部下は前向きに受け入れ、改善策を積極的に取り組むようになったとのことです。ポジティブな面から始めることで、部下も「次はもっと良い結果を出そう」と意欲を持つようになります。
失敗事例とその改善策
一方で、フィードバック面談で部下に厳しい評価を一方的に伝えた結果、モチベーションが下がり、業務に対する意欲を失った事例もあります。このような場合、面談後に上司から積極的にフォローアップを行い、部下の気持ちをケアすることが必要です。
フィードバック面談の実施後のフォローアップ
フィードバック面談は実施しただけで終わりではありません。重要なのはその後のフォローアップです。部下が設定した改善点に対して、上司は定期的に進捗を確認し、支援を行うことで、実際に改善が進んでいることを実感させることができます。
６．フィードバックを通じた組織の向上
フィードバック面談をうまく活用すれば、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。具体的にどのように組織に貢献できるのかを考えてみましょう。
チーム全体のパフォーマンス改善
フィードバックを通じて個々の社員が成長すれば、チーム全体のパフォーマンスも向上します。個々の強みが生かされ、課題に対して適切に対処できるようになるため、チーム全体がより効率的に成果を上げられるようになります。
フィードバックで育むポジティブな職場環境
フィードバックを通じて、ポジティブな職場環境が育まれます。評価をしっかりと伝え、改善点に取り組む姿勢を共有することで、社員同士が助け合い、成長を促す文化が根付いていきます。
７．フィードバック面談は記録に残しましょう！
フィードバック面談は、その評価を深く理解し、さらなる成長に繋げるための架け橋となります。また、新しい上司と部下の関係でも、フィードバック面談は両者の信頼関係を築く手がかりになり、チームの活性化につながります。
それを一過性のものにしないために、フィードバック面談の内容を記録に残しましょう。記録に残すことで面談内容の覚書になりますし、上司が変更したときの引継ぎにも有用です。従業員に関する情報は、書面に残るものだけではありません。評価面談の様子や、上司との1on1ミーティングなど、書面やデータに残りづらい情報も、人事情報を引き継ぐうえでは重要になります。
ワード文書や紙で保管することも考えられますが、データの管理や保管場所の管理が負担となります。そこで面談記録にはシステムを活用することを推奨します。クラウド型人事管理システム「HRvis」では、人事評価システムと連動し、1on1ミーティングなどの直接のコミュニケーションの記録を保存することが可能です。面談記録は時系列で各人ごとに年度別で保存されるため、後から簡単に見直すことできます。面談内容を閲覧権限の設定がが可能なため、プライバシーの保護や社内セキュリティについての心配も解消されており、安心してご利用いただけます。
社員情報の社内共有について課題を感じている方は、ぜひHRvisの導入をご検討ください！
ロイヤル総合研究所 コンサルティング部
人事コンサルタント 飯塚友恵
ページトップに戻る